15.12.2017

Themenreihe Recruiting

Autor*in

Stefan Paul Werum
ist Geschäftsführer und Inhaber einer Consulting Firma sowie langjähriger Referent und Berater im Bereich der TVöD/TV-L Anwendung. Seine Themenschwerpunkte sind u.a. Bewertungsgutachten, Personalbedarfsermittlung, Prozessoptimierung und Leistungsentgelt.
In ihrer Bedeutung nicht zu unterschätzen

Stellenbeschreibungen im Kulturbereich

Stellenbeschreibungen sind wichtig für die Bewertung und Eingruppierung von Tätigkeiten nach TVÖD. Aber auch außerhalb des öffentlichen Dienstes helfen sie Arbeitgebern wie Arbeitnehmern, Aufgaben und notwendige Qualifikationen zu beschreiben und im späteren Beschäftigungsverhältnis darüber klar kommunizieren zu können.
Eine Stelle ist die kleinste organisatorische, auf Dauer angelegte Handlungs-, Dispositions-, Planungs- und Kontrolleinheit jeder Kulturorganisation. Die Beschreibung und Dokumentation dieses wichtigen Steuerungsinstruments ist deshalb von Beginn der Ausschreibung an überaus wichtig. Ohne Stellenbeschreibungen erhöht sich der Aufwand der Personalarbeit zwischen 5 und 48 Stunden je Stelle.

Das Nachweisgesetz (§2 Abs. 1) verpflichtet den Arbeitgeber, dem Arbeitnehmer eine kurze schriftliche Charakterisierung der zu leistenden Tätigkeit zu geben. Auch weitere arbeitsrechtliche und tarifrechtliche Vorgaben (Leistungsentgelt nach §18, Entgeltstruktur und Stufenaufstiege in den §§16 und 17 des TVöD sowie Verpflichtung des Arbeitgebers zu einem jährlichen Qualifizierungsgespräch mit den Beschäftigten nach §5 TVöD) machen Stellenbeschreibungen für jeden Arbeitsplatz notwendig.

Darüber hinaus sind sie auch dann sinnvoll, wenn sie nicht explizit vom Träger gefordert werden. Stellenbeschreibungen sollten deshalb möglichst für alle Tätigkeiten in einer Kultureinrichtung existieren, denn sie haben wichtige Funktionen für die Verwaltung und das Personalmanagement insbesondere wenn es darum geht, ein Haus zukunftsfähig zu machen und Mitarbeiter mit entsprechenden Kompetenzen zu finden.

Stellenbeschreibungen im Personalmanagement

Stellenbeschreibungen bilden die Grundlage für die Personalplanung und führung im Kulturbetrieb:
 
  • Sie liefern wichtige Informationen über die vom zukünftigen Stelleninhaber auszuführenden Aufgaben und dazu erforderlichen Qualifikationen.
  • Sie erfassen die für die Personalsuche und -auswahl festzulegenden Auswahlkriterien.
  • Sie legen Aufgaben und Kompetenzen der (künftigen) Mitarbeiter verbindlich fest und fördern die Kommunikation zwischen Führungskraft und Beschäftigten, d.h. sie sind auch Grundlage für Zielvereinbarungen und die Feststellung von Leistung.
Auf einer solchen Grundlage können schon im Besetzungsverfahren die zu erbringenden Arbeitsleistungen konkret und fair vereinbart werden. Viele Organisationen nutzen Stellenbeschreibungen zudem zur Vorbereitung von Organisationsuntersuchungen, in deren Rahmen Personalbedarfe konkretisiert und Erkenntnisse zum Verständnis organisatorischer Abläufe erworben werden sollen, um die Prozesse in einem Haus zu verbessern.

Ohne Stellenbeschreibung keine Stellenbewertung!

Ihre herausragende Funktion erfüllt die Stellenbeschreibung im Geltungsbereich des TVöD bzw. TV-L nach wie vor bei der Bewertung und Eingruppierung von Stellen in eine Entgeltgruppe. Da im TVöD Geltungsbereich VKA (Verband kommunaler Arbeitgeber) die für die Eingruppierung zuständigen §§12 und 13 noch nicht belegt sind, wird diese im Zusammenhang mit der Entgeltordnung bzw. mit den Übergangsregelungen des Tarifvertrag zur Überleitung ..., kurz TVÜ-VKA, vorgenommen. Dabei werden die Vergütungs- bzw. Lohngruppen nach den alten Eingruppierungsvorschriften des § 22 ff. BAT (ehemaliger Tarifvertrag für die Angestellten) und des § 20 BMT-G (ehemaliger Tarifvertrag für die Arbeiter) mithilfe der Anlage 3 des TVÜ-VKA den 15 heutigen Entgeltgruppen zugeordnet. Dabei richtet sich die Eingruppierung nach den Tätigkeitsmerkmalen der Vergütungsordnung (Anlagen 1a und 1b zum BAT).

Ein Angestellter wird in derjenigen Vergütungsgruppe eingruppiert, für deren Tätigkeitsmerkmale mindestens die Hälfte seiner Arbeitszeit entfällt. Und da sind wir wieder beim Thema Stellenbeschreibung: Wo, wenn nicht in Stellenbeschreibungen, sollen die Arbeitsvorgänge, auszuführenden Tätigkeiten und Arbeitszeitverbräuche dokumentiert werden? D.h. um die Vergütungsgruppe festzustellen, müssen zunächst Arbeitsvorgänge gebildet werden. Und diese müssen hinsichtlich des Personalrecruitings möglichst den genau den aktuellen und auch den kommenden Aufgaben des Stelleninhabers hinsichtlich der künftigen Entwicklung der Kultureinrichtung entsprechen. Um passendes Personal zu finden und einzuordnen, reicht es also nicht aus, alle Tätigkeiten, die auf einer Stelle ausgeführt werden, unstrukturiert aufzulisten. Vielmehr müssen sie in einem Zusammenhang stehen, d.h. zu einem bestimmbaren, abgrenzbaren Arbeitsergebnis führen, um als Arbeitsvorgang einer tariflichen Bewertung zugeführt werden zu können.

Wenn das schon in vielen Fällen nicht ganz einfach ist, wird es durch die Vielzahl der eingruppierungsrelevanten Tätigkeitsmerkmale erst so richtig anspruchsvoll: In den zum BAT gehörenden Anlagen 1a und 1b sind ca. 17.500 Tätigkeitsmerkmale hinterlegt. Es gibt mehr oder weniger für jeden einschlägigen Berufstyp eigene. So stehen die allgemeinen Tätigkeitsmerkmale für Verwaltungsaufgaben bereit, wie sie in jeder Kulturorganisation anzutreffen sind. Anhand dieser muss festgestellt werden, ob für die Ausübung einer Tätigkeit z.B. gründliche oder gründliche und vielseitige oder gar gründliche und umfassende Fachkenntnisse erforderlich sind. Diese so genannten unbestimmten Rechtsbegriffe müssen von den Tarifanwendern bestimmt werden. Dies geschieht, indem in den Stellenbeschreibungen die einzelnen Aufgabenerledigungen so beschrieben werden, dass erkenntlich wird, welche Fachkenntnisse konkret für die Ausführung erforderlich sind bzw. wie sich die zu bewertende Tätigkeit aus anderen Tätigkeiten heraushebt, ob sie also besonders schwierig, bedeutsam oder mit einer besonderen Verantwortung verbunden ist. In den Tätigkeitskatalogen für andere Berufstypen, bspw. für Angestellte von Theatern und Bühnen, für Restaurierungsarbeiten oder Musikschullehrer, benötigt der Stellenbewerter weitere bzw. andere Informationen.

Stellenbeschreibungen als Führungsaufgabe

Ohne Stellenbeschreibung, d.h. ohne Dokumentation all dieser unterschiedlichen Informationen, kann kein Stellenbewerter rechtssicher die korrekte Vergütungsgruppe analysieren, geschweige denn die Tätigkeiten überhaupt verstehen. Das gleiche gilt auch für alle Beteiligten in einem Besetzungsprozess, egal ob im öffentlichen Dienst oder in einem Kulturunternehmen. Um die passendsten Mitarbeiter zu finden, braucht es stets eine gute Stellenbeschreibung, die die künftigen Aufgaben und notwendigen Qualifikationen aufzeigt. Nur dann kann auch der potentielle Mitarbeiter einschätzen, ob diese seinen Kompetenzen und Vorstellungen entsprechen.

Deshalb ist es erforderlich, ein verbindliches und verlässliches Verfahren einzuführen, dass garantiert, dass alle Beteiligten die erforderlichen Informationen erhalten. In der Regel müssen dazu die Personalverantwortlichen und Führungskräfte geschult werden. Als Erhebungsinstrument der entsprechenden Informationen hat sich das sogenannte Stelleninterview bewährt. Im Recruiting sollte jedoch beachtet werden, dass bei einer Neubesetzung einer Stelle nicht nur die bisherigen, sondern auch kommende Aufgaben in die Beschreibung einfließen und inwieweit sich diese auf die benötigten Qualifikationen auswirken.

Die Erstellung von Stellenbeschreibung dient also nicht nur der tarifkonformen Eingruppierung im öffentlichen Dienst. Sie ist eine grundlegende Aufgabe des Personalmanagements in jeder Kultureinrichtung, die sich in vielfacher Weise auf deren Funktionieren und künftige Ausrichtung auswirkt. Deshalb sollte bei der Beschreibung einer Stelle bei einer Ausschreibung besondere Aufmerksamkeit zukommen und die damit verbundenen Aufgaben stets neu geprüft und durchdacht werden. Von Copy & Paste ist dringend abzuraten.

Diese ausführliche Version dieses Beitrag erschien zuerst im Kultur Management Network Magazin TVöD.
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