18.10.2017

Themenreihe Interne Kommunikation

Autor*in

Dirk Schütz
ist Geschäftsführer von Kultur Management Network und der Kulturpersonal GmbH. In den Bereichen Führung, Personalmanagement und Organisationsentwicklung arbeitet er als Berater, Coach und Trainer und unterrichtet als Dozent an Kulturmanagement-Studiengängen im deutschsprachigen Raum.
Meetings als sinnvolle Arbeitsinstrumente

Meet me up, Scotty!

Es gibt Menschen, die verbringen fast 90% ihrer Arbeitszeit in Meetings und keiner fragt nach Ergebnissen oder wie sie ihre Arbeit schaffen. Wir zeigen Ihnen einfache Regeln, Methoden und kreative Formen für Arbeitstreffen, um diese zielgerichtet, lösungsorientiert und informativ zu gestalten.
Sind Sie auch gefangen im Meeting-Hamsterrad? In den meisten Studien zur Zufriedenheit am Arbeitsplatz rangieren schlechte Meetings als Haupt-Demotivatoren ganz weit vorn. Die Mehrheit der Mitarbeiter würde liebend gern auf diese ritualisierten Hordenpalaver verzichten, fressen sie doch nur Zeit und bringen meist keine oder schlechte Ergebnisse. Es reden doch nur wieder diejenigen, die immer reden, oder der Chef drückt seine Vorstellungen durch und hält einen Frontalvortrag. Dabei können Arbeitstreffen sehr produktiv sein, Teamspirit und Teamleistungsfähigkeit fördern und Arbeitsabläufe effizient unterstützen.
 
Wenn sie gut vorbereitet und effizient durchgeführt werden und die richtige Meetingform für den jeweiligen Anlass gewählt wird, können sie
 
  • die Teilnehmer schnell und effektiv informieren und sorgen für mehr Transparenz und Beteiligung
  • schnell Lösungen herbeiführen und auf gemeinsame Ziele fokussieren
  • Qualitätsstandards für die innerbetriebliche Kommunikation setzen
  • das Wissen der Einzelnen und die kollektive Intelligenz der Gruppe nutzbar machen.
Gute Vorbereitung ist wichtig
 
Grundvoraussetzung für sinnvolle, ergebnisorientierte und erfolgreiche Arbeitstreffen ist eine gute Vorbereitung. Dabei kann es auch wichtig sein, den richtigen Rahmen oder Ort zu finden je nachdem, was einen erfolgreichen Ablauf unterstützt oder wie lang das Meeting dauern soll. Folgende Fragestellungen sollten Sie bei der Vorbereitung beantworten:
 
  • Was sind Ziel und Zweck des jeweiligen Meetings?
  • Was soll erreicht werden?
  • Welche Funktion hat das Meeting innerhalb der Organisationsprozesse?
  • Worüber sollen alle informiert worden sein?
  • Welche Entscheidungen sind nötig?
  • Welche Maßnahmen zur Umsetzung sollen geplant werden?
Erstellen Sie einen Ablaufplan, der auch Pausen und Puffer berücksichtigt, gerade wenn ein Meeting länger dauern sollen. Ideal sind kürzere und fokussierte, dafür aber häufigere Treffen mit einem klaren Zeitrahmen. Und meistens sind Meetings am Vormittag produktiver.
 
  • Welche Themen sollen besprochen werden?
  • Welche Methoden der inhaltlichen Bearbeitung oder der Dialogführung sollen genutzt werden?
  • Welche Werkzeuge und Hilfsmittel, wie z.B. Moderationsmaterialien, Präsentationen, Anschauungsmaterial oder Vorlagen, brauchen Sie?
  • Und die wichtige Frage: Wer soll eigentlich zum Arbeitstreffen eingeladen werden und warum?
Häufig erfolgt die Einladung zu Meetings willkürlich, intransparent und schlecht vorbereitet. Grundsätzlich sollten alle Personen anwesend sein, die Verantwortung für zu besprechende Themen tragen oder davon betroffen sind. Beachten Sie, dass nicht-eingeladene Mitarbeiter dies auch falsch interpretieren oder sich abgehangen fühlen könnten, und fangen Sie diese Bedenken auf. Und informieren Sie die Teilnehmer über den Besprechungstermin und die -inhalte rechtzeitig, sodass Fragen und Beiträge vorher überbedacht werden können.
 
Achten Sie darauf, dass die Gruppengröße sinnvoll bleibt. Je mehr Teilnehmer, umso schwieriger wird die Abstimmung und umso größer ist die Gefahr, dass nicht alle zu Wort kommen. Wenn Sie nicht sicherstellen können, dass in den ersten 15 Minuten jeder einen Beitrag leisten kann, verlieren sie diejenigen auch als Zuhörer. Bei größeren Meetings kann es Sinn machen, einen Moderator einzuladen oder jemanden festzulegen, der sich mit Moderationsmethoden auskennt.
 
Wenn Meetings aufeinander aufbauen oder eine Diskussion weiter führen, sollten Sie dafür sorgen, dass sich alle Teilnehmer im Vorfeld über die bereits besprochenen Aspekte und Beschlüsse informieren können und dies auch tun. Das setzt eine Dokumentation voraus auch um bereits geklärte Aspekte nicht erneut diskutieren zu müssen.
 
Die Durchführung es gibt viele Wege zum Ziel
 
Um produktive Meetings durchzuführen, gibt es viele Möglichkeiten. Neben einem passenden Raum und der richtigen Vorbereitung können auch gut gestaltete Flipcharts oder Anschauungsmaterialien helfen, sich als Teilnehmer positiv einzustimmen. Auch ein Einstieg mit positiven Nachrichten, Ergebnissen oder Erfolgen befördert, dass Menschen ihre Potenziale besser entfalten können.
 
Anstatt langatmiger Einführungen sollten alle Teilnehmer so schnell wie möglich aktiv werden. Warum nicht jeden von ihnen kurz über ein positives Erlebnis, einen Erfolg, ein gelungenes Beispiel oder eine Idee berichten lassen? Dies hilft, alle von Beginn an einzubeziehen.
 
Achten Sie im Verlauf des Meetings darauf, dass Sie beim Thema bleiben und das Ziel nicht aus den Augen verlieren. Verständnisfragen und Klärung von Missverständnissen sind wichtig. Aber schauen Sie, dass Sie nicht in Pseudo-Diskussionen oder Geplänkel abdriften oder sich im Klein Klein verirren. Aufkommende Themen und Fragen, die nicht direkt zum Meeting gehören, können Sie in einem Themenspeicher sammeln und am Ende des Meetings oder in einem anderen Rahmen besprechen.
 
Meetingformen
 
Jour Fixe
 
Ein Jour Fixe (frz. fester Tag, Stichtag) meint einen fest vereinbarten, regelmäßig wiederkehrenden Termin für einen kleineren Personenkreis. Dieser dient der gruppeninternen Abstimmung, dem Abgleich des Projektstatus, dem Besprechen von Problemsituationen oder unvorhersehbaren Ereignissen und dem Festlegen nächster Schritte. Hier gilt: In der Kürze liegt die Würze! Zwischen 15 und 20 Minuten sollten ausreichen für eine schnelle und gezielte Abstimmung. Nichts ist schlimmer als regelmäßig einen unkontrollierbaren Zeitfresser im Terminkalender vor Augen zu haben.
 
Stehung
 
Das Staatstheater Darmstadt führt wöchentliche Meetings im Stehen im Foyer des Theaters gemeinsam mit der Theaterleitung durch. Teilnehmen kann jeder Mitarbeiter. In 1015 Minuten werden aktuelle Themen und Problemstellungen besprochen. Laut Aussage des Verwaltungsleiters will niemand lange herumstehen und im Sitzen kommen die Leute gern ins Geschwafel.
 
Walking Meetings
 
Bei Kulturmanagement Network führen wir immer wieder Meetings im Freien durch. Neben der frischen Luft kann man beim Laufen Anregungen und Inspirationen aus dem Umfeld aufnehmen und in die Diskussionen einfließen lassen. Da dabei keine Notizen möglich sind, muss man sich auf die wesentlichen Inhalte und Erkenntnisse konzentriert, die dann im Nachgang kurz dokumentiert, abschließend besprochen und beschlossen werden.
 
Moderierte Meetings
 
Moderationsmethoden bieten vielfältige Möglichkeiten, Besprechungen und Meetings sinnvoll zu strukturieren und eine effektive Arbeitsweise zu unterstützen. Erfahrene Moderatoren können zudem eingefahrene Strukturen und Rituale aufbrechen. Hilfsmittel wie Pinnwände oder Flipcharts helfen, wichtige Themen und Prozesse zu visualisieren, verständlicher zu machen und zu bearbeiten. Bei offenen Meetings kann man so die unterschiedlichen Themen aufnehmen, strukturieren und mit der Gruppe nach Wichtigkeit priorisieren. Dabei können mehrere Gruppen gleichzeitig an einem Thema arbeiten oder verschiedene Themen parallel bearbeitet werden. Eine sinnvolle Fragestruktur könnte sein:
 
  • Worin besteht das Problem?
  • Was steckt dahinter?
  • Worüber sind wir uns einig und worüber nicht?
  • Was sind erste Lösungsansätze?
Kreativitätstechniken und Dialogformate
 
Viele Meetings nutzen die kreativen Potenziale und das Wissen der Teilnehmer kaum. Das muss nicht immer das bekannte, aber selten genutzte Brainstorming sein. Warum nicht einmal ein Meeting in größerer Gruppe in Form eines World Cafés durchführen? Dieses Format bindet alle in die Diskussionen ein und fördert kollektive Entscheidungen. Die meisten Teilnehmer empfinden diese Dialoge als fruchtbar, inspirierend und zielführend. Oder führen Sie ein internes Barcamp durch, bei dem jeder seine Ideen, Fragestellungen oder Themen vorstellen und mit interessierten Kollegen besprechen und bearbeiten kann.
 
Oder testen Sie einmal die Kreativitätstechnik der Denkhüte von De Bono (Six Thinking Hats). Dabei nimmt jeder Meeting-Teilnehmer mittels verschiedenfarbiger Hüte unterschiedliche Rollen ein. Jeder Hut entspricht einer Denkweise oder einem Blickwinkel, wodurch ein effizienter Diskurs über ein Thema erreicht werden kann.
 
Der gute Schluss
 
Ergebnisse von Besprechungen sollten immer dokumentiert und festgehalten werden. Das kann auch ein Abschluss-Chart oder eine an der Pinnwand entwickelte Abschlussdokumentation sein, die in einem Fotoprotokoll festgehalten werden. Sie rufen den Teilnehmern im Nachgang häufig Gedanken, Diskussionen und Wege zur Entwicklung der Schaubilder wieder ins Gedächtnis. Aber auch eine in einem halbstündigen Kreativteil erarbeitete Collage könnte das Ziel oder Ergebnis der Besprechung dokumentieren.
 
Achten Sie darauf, dass Sie das Meeting pünktlich beenden. Ich persönlich setze bspw. bei einem Meetingende um 12 Uhr im Zeitplan das Ende gern auf 11.57 Uhr. Dies provoziert bei der Vorstellung des Zeitplans die Aufmerksamkeit der Teilnehmer und ich kann sicher gehen, dass sie um 12 Uhr aus der Tür sind.
 
Sorgen Sie in jedem Fall dafür, dass Beschlüsse, vertagte Themen und besprochene Maßnahmen mit den entsprechenden Verantwortlichkeiten festgehalten werden. Informieren Sie auch all diejenigen, die zwar nicht an der Besprechung teilnehmen konnten, aber von den Ergebnissen betroffen sind. Und lassen Sie die Ergebnisse und weiteren Themen von den Verantwortlichen für die nächsten Meetings aufbereiten und zur Vorbereitung an die Teilnehmer versenden. So garantieren Sie für das nächste Meeting einen guten Start.
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