04.12.2017

Themenreihe Recruiting

Autor*in

Eckart Achauer
Jurist und Betriebswirt, ist seit über 20 Jahren in der Managementberatung tätig. Seine thematischen Schwerpunkte sind Organisations- und Prozessoptimierung sowie die Einführung von Managementsystemen (Qualitäts-, Risiko- und Compliance Management). Er ist Geschäftsführer der AGAMON Consulting GmbH in Berlin und zudem als Wirtschaftsmediator tätig. Neben mittelständischen Unternehmen berät er auch Kulturbetriebe und -organisationen.
Personalbesetzung in Kulturbetrieben

Was gilt es bei Besetzungsverfahren zu beachten?

Kulturbetriebe sind meist personalintensiv und von einem breiten Spektrum unterschiedlicher Berufsgruppen geprägt. Das stellt das Recruiting vor besondere Herausforderungen. Dabei können schon kleine Änderungen Besetzungsverfahren vereinfachen und verbessern.
Der Prozess der Personalbesetzung teilt sich im Wesentlichen in zwei Phasen auf: Personalplanung und Personalbeschaffung. Diesem Prozess vorgelagert ist die Entwicklung der Personalbeschaffungspolitik. Sie ist ein strategisches Instrument und unabhängig vom konkreten Bedarf, da sie die Grundlage für jeden Besetzungsprozess bildet. Hier werden grundsätzliche Parameter zu den Instrumenten der Personalbeschaffung festgelegt, wie z.B.:
  • Personalwerbung und PR-Politik (Employer Branding)
  • Entgeltpolitik (Vergütung, nicht-monetäre Leistungen)
  • Beschaffungswege (Anzeigen, Personalberater, Social Media)
Sie werden in der Regel nicht isoliert eingesetzt, sondern miteinander kombiniert. Die Art der Kombination hängt meist vom konkreten Beschaffungsfall ab. Dabei können Fallkonstellationen gebildet werden, die wiederholt einsetzbar sind.
Quellen und Wege für die Personalbeschaffung
Die Deckung des identifizierten Personalbedarfs kann aus internen oder externen Quellen erfolgen. Für jede der beiden gibt es unterschiedlich Vorgehensweisen:
Interne Quellen können der Kulturbetrieb selbst oder in einem erweiterten Sinn der Träger des Betriebes sein, wie etwa die Kommune. Hier gibt es für Neubesetzungen in der Regel vorgeschriebene Prozesse, die vom zuständigen Personalamt gesteuert werden. Die Flexibilität ist meist eingeschränkt, in der Praxis zeigt sich auch häufig, dass das Procedere langwierig und für spontane Stellenbesetzungen nur bedingt geeignet ist.
Externe Quellen zeichnen sich durch eine hohe Vielfalt aus. Welche davon in welcher Form genutzt werden sollen, wird meist in der Personalbeschaffungspolitik vom Grundsatz her festgelegt. Auch spielen die finanziellen Möglichkeiten eine entscheidende Rolle etwa bei der Frage, ob Mittel für Personalberater oder teure Anzeigen zur Verfügung stehen.
Welches Vorgehen intern oder extern sich am besten eignet, hängt von der Bedarfssituation und von der Dringlichkeit der zu besetzenden Stelle ab: Geht es um Positionen mit gängigen Qualifikationsprofilen, die sich auch an anderer Stelle beim Träger finden lassen, und ist Besetzung nicht allzu dringlich, empfiehlt sich die Nutzung der internen Quellen. Dabei müssen oft zeitliche Zugeständnisse gemacht und ein starrer Rekrutierungsprozess in Kauf genommen werden. Andererseits sind die Kosten gering.
Handelt es sich eine Position mit hoher Spezialisierung, die auf dem Markt nur selten anzutreffen ist oder besonderer Qualifikationen bedarf, sind eine umfangreichen Recherche nach potentiellen Kandidaten und ein vielschichtiges Netzwerk unabdingbar. An dieser Stelle empfiehlt es sich, die Stelle nicht nur mit einer externen Person zu besetzen, sondern auch für den Besetzungsprozess selbst auf externe Quellen insbesondere Personalberater zurückzugreifen. Diese verfügen nicht nur über einen wertvollen Blick von außen, sondern verfügen über die erforderlichen Instrumentarien und Quellen. Zudem sparen Sie Arbeitszeit für die Bewerbersuche und -vorauswahl. Darüber hinaus vergeht erfahrungsgemäß nur wenig Zeit, bis der erste geeignete Kandidat präsentiert wird. Professionaltät und Schnelligkeit haben jedoch ihren Preis.
Eingeschränkte Budgets reduzieren die Möglichkeiten
Kulturbetriebe leiden meist unter eingeschränkten Budgets. Dies führt dazu, dass externe Beschaffungswege selbst für Führungspositionen aus finanziellen Gründen oft ausscheiden. In diesem Fall ist neben guten Abläufen vor allem Kreativität gefragt, um möglichst kostengünstig das benötigte Personal zu rekrutieren. Dabei kommen verschiedene Möglichkeiten in Betracht, die ohne hohe finanzielle Aufwendungen umsetzbar sind:
  • Empfehlungen
  • Anfrage bei öffentlichen Arbeitsagenturen
  • Auswertung von Stellengesuchen
  • Hochschulmarketing (bei entsprechend geforderter Qualifikation)
  • Öffentlichkeitsarbeit
  • Social-Media-Nutzung für das Employer Branding
Soziale Netzwerke zu den Themen Beruf und Karriere ermöglichen sowohl eine direkte Suche und Ansprache von Fachkräften als auch eine Veröffentlichung von Stellenanzeigen. Die Möglichkeiten der Nutzung von sozialen Netzwerken sind dabei äußerst vielfältig und beinhalten mitunter auch den direkten Austausch mit den potentiellen Bewerbern, etwa durch:
  • die Einrichtung standardisierter Kontaktformulare auf der eigenen Website, damit Bewerber ihre Profile aus sozialen Netzwerken direkt verlinken können.
  • ein eigenes Unternehmensprofil in den sozialen Medien, mit dem man auf offene Stellen hinweist.
  • die Einrichtung eines Blogs, um potenziellen Bewerbern einen Einblick in die Tätigkeiten und die Unternehmenskultur des eigenen Hauses zu bieten.
Das Recruitung Prisma von Tjalf Nienaber bietet eine Übersicht über alle Social Media-Kanäle, die man nutzen kann, um Bewerber gezielt auf sich aufmerksam zu machen.
Neben der aktiven Ansprache potenzieller Bewerber bietet es sich auch an, diese aus bereits vorhandenen Bewerbungen herauszufiltern etwa aus einer internen Datenbank mit besonders positiven Bewerbern auf zuvor ausgeschriebene Stellen oder aus Initiativbewerbungen. Diese Form der reaktiven Personalauswahl ist einfach und kostengünstig, birgt aber einige Nachteile: Gerade Initiativbewerbungen müssen erst einmal einer geeigneten Stelle zugeordnet werden, da sich vielerorts nur um eine Mitarbeit ohne nähere Spezifikation beworben wird. Ferner sind die Streuverluste deutlich höher, da der Initiativbewerber erfahrungsgemäß mit möglichst breiter Expertise auftritt, um seine Chancen auf eine passende Stelle zu erhöhen. Dieser Weg kann daher allenfalls begleitend beschritten werden, stellt aber keine Alternative zur aktiven Personalsuche dar.
Qualifizierung als Alternative zur Neueinstellung
Nicht immer folgt auf eine Bedarfsfeststellung zwangsläufig eine Neueinstellung. Vor diesem Hintergrund ist bei der Personalbeschaffung auch die Möglichkeit zu berücksichtigen, vakante Stellen zu besetzen, indem vorhandene Mitarbeiter qualifiziert werden, eine höherwertige Tätigkeit auszuüben. Denn erfahrungsgemäß ist es einfacher, weniger qualifiziertes Personal zu rekrutieren und für die eigenen Bedarfe weiterzubilden als höher qualifizierte Mitarbeiter zu finden.
Der Auswahlprozess bei der Personalbeschaffung
Der Auswahlprozess wird naturgemäß von dem gewählten Weg der Personalbeschaffung beeinflusst. Ungeachtet dessen aber hat sich ein Prozess herauskristallisiert, der in der Praxis weitgehende Anwendung findet. Dieser setzt beim Eingang der Bewerbung an unabhängig von Art und Form der Bewerbung und endet bei der Absage oder Einstellung des Bewerbers.
Ob ein Betrieb Einstellungstests durchführt oder direkt nach der Sichtung der Bewerbungsunterlagen die Bewerber zum Vorstellungsgespräch einlädt, wird sehr unterschiedlich gehandhabt. Auch die Anforderungen variieren zum Teil sehr stark. Trotzdem sollten sich Kulturbetriebe darüber im Klaren sein, dass die Zeiten aufwendig gestalteter Bewerbungsmappen, die per Post übersandt werden, der Vergangenheit angehören und entsprechende Aufforderungen gerade innovative und digitalaffine Bewerber abschrecken können. Zudem sinken die formalen Anforderungen zunehmend zugunsten der inhaltlichen Erwartungen. Wichtig ist deshalb für die ausschreibende Einrichtung, Bewerbungen nicht einfach auf allgemeine Formalien hin zu prüfen, sondern die Kriterien der Stelle entsprechend zu gewichten etwa, ob Unterlagen widerspiegeln, dass der künftige Stelleninhaber kreative oder eher Verwaltungsaufgaben wahrnehmen soll.
Der Fokus sollte zudem auf das persönliche Gespräch mit dem Bewerber gelegt werden: Wie ist sein Auftreten, wie stellt er seine fachliche und soziale Kompetenz unter Beweis, wie geht er mit Stresssituationen im Gespräch um, wie beurteilt er kritische Sachverhalte, hat er das Zeug zum Teamplayer? Die Erfahrung zeigt, dass die erfolgreiche Bewältigung solcher Anforderungen im Rahmen von Bewerbungsgesprächen oder Tests stets der zuverlässigere Indikator ist als eine perfekte Bewerbungsmappe.
Sofern der Bewerber im Erstgespräch nicht vollständig versagt hat, sollte auf jeden Fall ein zweites Gespräch folgen, in dem nicht nur einzelne Themen vertieft werden, sondern auch das neuerliche Auftreten des Bewerbers mit dem aus dem Erstgespräch verglichen werden kann.
Bewerberkommunikation nicht vergessen!
Es gibt einen weiteren Aspekt im Recruiting, dem im Kulturbereich ein zu geringe Bedeutung zugemessen wird: die Kommunikation mit den Bewerbern. Sie sollten bedenken, dass nicht nur die Kandidaten Sie überzeugen sollen, sondern dass auch Sie geeignete Kandidaten von sich als Arbeitgeber überzeugen müssen. Eine zeitnahe Eingangsbestätigung und Absage sind deshalb das absolute Minimum an Kommunikation, wobei zumindest erstere auch per Email erfolgen kann. Lange Wartezeiten oder unpersönliche Kommunikation lassen auf eine mangelnde Wertschätzung oder suboptimale Prozesse schließen, die Bewerber durchaus abschrecken können. Und im schlimmsten Fall findet Ihr Favorit eine andere Stelle gefunden, während er bei Ihnen auf den Fortgang des Prozesses wartet.
Zusammenfassung
Personalplanung und -beschaffung ist bei jeder Organisation, egal um welche Art von Kulturbetrieb es sich handelt, ein höchst individueller Prozess. Sowohl die betriebsspezifischen Anforderungen als auch die Unternehmenskultur prägen das Vorgehen maßgeblich. Insoweit gibt es nicht den Prozess. Die hier beschriebenen Verfahren und Instrumente haben sich jedoch in der Praxis bewährt und können unter Berücksichtigung einer jeweils individuellen Anpassung in allen Kulturbetrieben eingesetzt werden, um Recruitingprozesse zu vereinfachen und die bestmöglichen neuen Mitarbeiter zu finden.