25.05.2018

Themenreihe Recruiting

Autor*in

Dirk Schütz
ist Geschäftsführer von Kultur Management Network und der Kulturpersonal GmbH. In den Bereichen Führung, Personalmanagement und Organisationsentwicklung arbeitet er als Berater, Coach und Trainer und unterrichtet als Dozent an Kulturmanagement-Studiengängen im deutschsprachigen Raum.
Personaldienstleister im Kulturbereich

Optimierungspotenziale bei der Suche nach passenden Mitarbeitern

Oft wird unterschätzt, wie lohnenswert es für Kultureinrichtungen sein kann, externe Unterstützung bei der Personalgewinnung in Anspruch zu nehmen. Diese kann nicht nur Vorteile hinsichtlich Ressourcen und Zeitaufwand bringen, sondern auch in Bezug auf die Passgenauigkeit der Bewerber oder strukturelle Verflechtungen und Verkrustungen.
Die Folgen fehlender Analysen und Strategien in der Personalsuche
 
Es gibt nicht wenige Beispiele von Personalgewinnungsprozessen in der Kultur, an deren Ende leider keine erfolgreiche Besetzung einer vakanten Stelle stand. Denn dafür braucht es erhebliche Ressourcen sowie professionell arbeitende und erfahrene Personalabteilungen, klug ausgewählte Findungskommissionen, motivierte interne Arbeitszirkel und Diskussionsgruppen oder charismatische, entscheidungsstarke Führungspersönlichkeiten. Doch tatsächlich erfolgen im Vorfeld einer Stellenbesetzung nur selten genaue Analysen zu den bisherigen und künftigen Kernaufgaben und Erfahrungen oder werden strategische Ziele und die Wirkung der zu besetzenden Stelle innerhalb der Abteilung oder gesamten Organisation definiert. Auch deren interne und externe Kontexte und Einflussgrößen finden wenig Beachtung. Neue Anforderungen aus Trends und gesellschaftlichen Entwicklungen fließen ebenfalls nur selten mit ein, die Chance zum Nachjustieren von Qualifikationsanforderungen wird verpasst. Und welcher Stellenanbieter definiert genauer, welche Zielgruppe man wie und wo für die Stellenbesetzung ansprechen möchte?
 
Die Praxis zeigt, dass Stellen meist aus kurzfristigen operativen Gegebenheiten oder strukturellen Gesichtspunkten ausgeschrieben und besetzt werden. Das Ergebnis sind Stellenausschreibungen, in die alles hinein gepackt wird und in denen es kaum Aufgabenpriorisierungen gibt. Man übernimmt veraltete Stellenprofile, die wild über alle bekannten Anzeigenbereiche von Zeitungen und Stellenbörsen kommuniziert werden. Nicht selten führt dies zu einem diffusen und übergroßen Bewerberfeld, da sich jeder von der Ausschreibung irgendwie angesprochen fühlt. Daraus muss man mühsam die richtige Person herausfiltern, ohne zu wissen, wohin man mit dieser eigentlich steuern will. Andere Kulturorganisationen vertrauen einfach auf ihre Attraktivität und Initiativbewerbungen. Die Folgen solcher Vorgehensweisen sind langwierige Bewerbungsprozesse, Fehlbesetzungen oder schnelle Stellenwechsel und die Wiederholung des gesamten Besetzungsprozesses. Sie alle rauben viel Zeit, verursachen Kosten und erzeugen Frustrationen.
Dabei kann es sich schon bei den ersten Überlegungen zur Besetzung einer Stelle bzw. in der Frühphase der Personalsuche lohnen, versierte und spezialisierte Berater heranzuziehen oder den gesamten Bewerbungsprozess an externe Personaldienstleister zu vergeben. Das Outsourcing dieser Aufgaben gehört jedoch noch nicht zur üblichen Praxis im Kulturbereich. Zum einen sind die Vorstellungen darüber, welche Kosten diese Aufträge verursachen, oft weit von den tatsächlichen Aufwendungen entfernt: Der Aufwand für den Prozess ist häufig nicht höher als der Kostenrahmen einer Stellenanzeige in einer großen Tages- oder Wochenzeitung. Zum anderen geben Führungskräfte nur ungern die Aufgabe der Personalsuche aus der Hand.
 
Personaldienstleistungen mit Mehrwert
 
Outsourcingprozesse werden häufig unter der Möglichkeit betrachtet, Ausgaben zu optimieren, Kosten zu verringern und Ressourcen zu schonen. Diese Möglichkeiten bieten sich für Kulturorganisationen gerade bei der Mitarbeitersuche an, denn mitunter fließen Tausende von Euro in Ausschreibungen, die an den angepeilten Zielgruppen vorbei ausgegeben werden. Oder hoch bezahlte Kulturmanager und Führungskräfte wenden Tage und Wochen ihrer Arbeitszeit für die Auswahl von Bewerber auf. Oder Personalabteilungen können wesentliche andere Personalaufgaben nicht mehr erledigen.
 
Dabei stellt diese Auflistung nur den quantitativen Teil der Optionen für Outsourcingprozesse in den Fokus. Externe Personaldienstleister bieten im besten Falle auch wichtige qualitative Vorteile, die bei der Optimierung von Besetzungsprozessen entscheidend sein können. Sie helfen bei der Schaffung objektiver Grundlagen für die Bewerberauswahl, unterstützen bei der Entwicklung von Wirkungsdefinitionen und Zielvorgaben und beraten bei der Entwicklung strategischer Optionen und Entwicklungslinien. Folgende weitere qualitative Vorteile können hinzukommen:
  • die Möglichkeit, Bewerberfelder durch eigene Bewerberpools, Netzwerke und spezifische Kommunikationskanäle der Dienstleister zu verbessern und die Zahl von Top-Kandidaten zu erhöhen,
  • Aufbrechen interner Verkrustungen und Strukturen sowie das Abfedern unerwünschter oder unpassender Einflussnahmen auf den Besetzungsprozess, die nicht immer mit dem Aufgabengebiet oder den Erfordernissen der Organisation zu tun haben sei es durch Aufsichtsgremien, Teams oder Führungskräfte,
  • Fokus auf die strategischen Anforderungen an ein Stellenprofil mit dem externen Blick auf Trends, Einflussgrößen, Ansprüche unterschiedlichster Anspruchsgruppen, wichtige Schnittstellenfunktionen oder Problembereiche,
  • Abfedern der Einflussnahme von Politik oder fachfremden Ämtern, die zu Fehlbesetzungen oder Kompromisslösungen führen kann,
  • Sensibilisierung für die Besonderheiten des Kulturbetriebs,
  • spezifische Kenntnisse zum aktuellen Stand der Qualifikationsprofile von Fach- und Führungskräften im Kulturbereich sowie der zugehörigen Ausbildungslandschaft
  • Erfahrungen mit unterschiedlichen Bewerberplattformen und Netzwerken im Internet oder in den Sozialen Medien, die eine effiziente Ansprache potenzieller Bewerber ermöglichen
  • Erfahrungen bei Bewerbungsgesprächen und Auswahlverfahren sowie Kenntnisse in unterschiedlichen Modellen zur Reflexion von Bewerberpersönlichkeiten
Dienstleister im Personalbereich haben meist aus den eigenen Erfahrungen standardisierte Prozesse und Modelle entwickelt, die es ihnen erlauben, Ausschreibungsverfahren signifikant zu verkürzen und in größter Effektivität abzuwickeln. Auftraggeber erhalten auf diese Weise einen Partner, der dessen Qualität mit einem externen Blick wesentlich verbessern kann und dies nicht nur auf Seite des Stellenanbieters. Personalberater unterstützen nicht nur Kultureinrichtungen beim Personalmarketing und wichtigen Personalentscheidungen, sondern bieten Bewerbern ein professionelles Bewerbermanagement, das deren Betreuungs- und Kommunikationsansprüchen an Stellenanbieter im Sinne einer strategisch geführten Arbeitgebermarke (Employer Branding) gerecht wird. Das Wichtigste bei der Zusammenarbeit mit diesen spezialisierten Dienstleistern ist jedoch, das die Entscheidungen für die besten Kandidaten in der Hand der Auftraggeber bleiben!
 
Dieser Beitrag erschien zuerst im Kultur Management Network Magazin Outsourcing