31.01.2019

Themenreihe Zukunft der Arbeit

Autor*in

Jürgen Kurz
ist Geschäftsführer von tempus-Consulting sowie geschäftsführender Gesellschafter der Kurz Büro-Kaizen GmbH. Er hat viele Jahre Erfahrung in der Geschäftsführung von mittelständischen Unternehmen und bringt diese in seine Seminar- und Beratungstätigkeit ein.
Selbstbestimmtes Arbeiten

Tipps für mehr Effizienz und zufriedenere Mitarbeiter*innen

Selbstbestimmt arbeiten zu können – davon träumen viele, weil sie sich das viel angenehmer und stressfreier vorstellen als den oft starren, weisungs- und strukturgebundenen Alltag im öffentlichen Kulturbetrieb. Und tatsächlich ist selbstbestimmtes Arbeiten einer der wichtigen Bausteine für die Zukunft der Arbeit.
Der Ablauf der meisten Jobs orientiert sich noch an alten Strukturen, nach denen man zu einer sehr frühen Uhrzeit zu arbeiten begann, zu festgesetzten Zeiten Pausen machte und nach neun Stunden Feierabend hatte. Effizient war und ist das aber längst nicht immer. Zudem haben Menschen heute andere Vorstellungen von Arbeit und Privatleben. Dank der Digitalisierung könnten manche dieser Vorstellungen heute schon in die Realität umgesetzt werden. Aber viele Kultureinrichtungen hinken noch hinterher, was nicht nur zu Lasten moderner Gestaltung von Arbeitswelten geht, sondern auch zu Lasten der Effizienz.
 
Selbstbestimmtes Arbeiten „leicht gemacht“
 
Selbstbestimmt arbeiten kann man auf vielerlei Weise. Dazu gehören mehr Verantwortung, freiere Zeiteinteilung und eine freiere Wahl des Arbeitsortes. Führungskräften und Leitungspersonen mögen sich nun alle Haare sträuben und das Aber liegt Ihnen sicher schon auf der Zunge. Doch selbstbestimmtes Arbeiten lässt sich auch ohne befürchtete Reibungsverluste integrieren. Ich möchte Ihnen drei Tipps geben, die es Angestellten erlauben, selbstbestimmt(er) zu arbeiten, und die zu mehr Effizienz führen.
 
1. Tipp: Lernen Sie Ihre MitarbeiterInnen wirklich kennen
 
Es beginnt eigentlich mit einer recht simplen Frage: Wie gut kennen Sie Ihre MitarbeiterInnen? Wissen Sie, was diese wirklich können? Welche Arbeit ihnen liegt? Welche Herausforderungen sie bei der Arbeit und im familiären Umfeld haben? Wie gut sie eigenständig arbeiten können? Wie viel Verantwortung ihnen (fachlich und bei dem aktuellen Gehalt) zuzumuten ist? Wie viel Verantwortung sie gerne übernehmen würden? Welche Fähigkeiten sie haben, die für ihre Arbeit und Ihr Unternehmen interessant sein könnten, aber nicht abgerufen werden?
 
In einem ersten Schritt ist es unabdingbar, dass Sie Ihre MitarbeiterInnen kennenlernen. Finden Sie heraus, was sie genau machen, welche Prozesse ihre Arbeit bestimmen, was sie besonders gut können und tun und in welchen Bereichen sie aufgrund ihrer Fähigkeiten noch mehr tun könnten. Werden Sie dabei ruhig etwas persönlicher. Viele Väter möchten z. B. gerne mehr Zeit mit ihren Kindern verbringen können, viele Erwachsene übernehmen die Pflege von Angehörigen – solche familiären Herausforderungen müssen Sie kennen, um darauf reagieren und Ihren MitarbeiterInnen die Chance geben zu können, sie mit ihrer Arbeit in Einklang zu bringen. Das Ergebnis ist positiv, denn die MitarbeiterInnen fallen nicht aus, im Gegenteil sie sind dankbar und hoch motiviert.
 
Legen Sie sich im Anschluss ein erweitertes Wissensprofil von allen MitarbeiterInnen an und pflegen Sie dieses regelmäßig. Oder nutzen Sie eine Mindmap, um sich Klarheit über berufliche und private Themen Ihres Teams zu verschaffen.
 
2. Tipp: Analysieren Sie Ihre Einrichtung nach Möglichkeiten
 
Mit dem Wissen um das, was Ihre MitarbeiterInnen leisten können und wollen, überprüfen Sie nun Ihre Institution. Verstricken Sie sich dabei nicht in „Das wurde schon immer so gemacht“-Gedanken, sondern seien Sie offen für neue Wege. Schauen Sie, wo es Möglichkeiten für selbstbestimmtes Arbeiten geben könnte. Wie könnte das im Einzelnen aussehen? Wäre Gleitzeit möglich oder freie Zeiteinteilung und freie Wahl des Arbeitsplatzes (zu Hause oder im Büro)? Oder hieße es sogar, „selbstbestimmt“ Projekte – also selbstverantwortlich – in Arbeitsgruppen zu erarbeiten und umzusetzen, anstatt wie bisher linear und hierarchisch? Wie sieht es mit den Prozessen aus – lassen diese sich so flexibel gestalten, dass die MitarbeiterInnen selbstbestimmter daran arbeiten können?
 
An welchen Stellen müssten Sie umstrukturieren, Zuständigkeiten bewegen, modernisieren, an der Effizienzschraube drehen? Welche Kosten und Einsparungen würde das mit sich bringen? Welche Investitionen wären nötig? Wer muss noch überzeugt werden – etwa Hierarchien in öffentlich-rechtlichen Strukturen? Welche Argumente dafür können Sie dabei vorbringen? Wie können Sie Bedenken entgegentreten?
 
3. Tipp: Schaffen Sie die Grundlagen
 
Wenn Sie Wege gefunden haben, damit Ihre MitarbeiterInnen selbstbestimmt(er) arbeiten können, wird das nicht automatisch reibungs- und problemlos funktionieren. Ein paar grundlegende Regeln sollten Sie aufstellen. Hier ein paar Beispiele:
 
  • Datenschutz. Wenn MitarbeiterInnen z. B. jederzeit von zu Hause arbeiten können, muss der Datenschutz gewährleistet sein. Stellen Sie sicher, dass die MitarbeiterInnen eine gründliche Schulung erhalten und die Rechner, an denen sie im Homeoffice arbeiten, den Datenschutzbestimmungen entsprechend mit Firewalls, Viren- und Malware-Schutz, Passwörtern etc. ausgestattet sind.
  • Kommunikation. Selbstbestimmt arbeitende MitarbeiterInnen müssen genauso in die Kommunikationsstruktur des Unternehmens eingebunden sein wie alle anderen auch, damit Memos ankommen und Telefonate weitergeleitet werden, aber auch, damit der Austausch über Projekt-Fortschritte, Schwierigkeiten beim selbstbestimmten Arbeiten und Unternehmensneuigkeiten gewährleistet ist. Und damit Daten und Dokumente bspw. über das Intranet allen zugänglich sind und bleiben. Machen Sie Jour Fixe-Meetings zur Bedingung. Legen Sie einzelne Gesprächstermine mit Ihren MitarbeiterInnen fest, um mit ihnen über ihren persönlichen Fortschritt zu sprechen.
  • Verlässlichkeit. Selbstbestimmt arbeiten – so herrlich das klingt, so wichtig ist auch, dass die MitarbeiterInnen verlässlich bleiben. Legen Sie die Grundsätze fest, die Verlässlichkeit garantieren. Ob in der selbstbestimmten Projektarbeit oder dem Homeoffice – diese bilden die Basis für den reibungslosen Ablauf mit den anderen Abteilungen, mit BesucherInnen, Partnern usw.
 
Grundsätze für die Zukunft
 
  1. Zwingen Sie niemanden dazu, selbstbestimmt zu arbeiten. Manche laufen bei selbstbestimmter Arbeit erst zu großer Form auf. Andere kommen mit zu viel Selbstbestimmtheit nicht gut klar, weil sie festere Strukturen und Vorgaben bevorzugen. Und manche wollen aus vielerlei Gründen gar nicht mehr Verantwortung übernehmen. Stellen Sie es deshalb allen frei, wie viel Selbstbestimmung sie im Rahmen des betrieblich Möglichen übernehmen möchten.
  2. Bleiben Sie flexibel. Das selbstbestimmte(re) Arbeiten im Betrieb einzuführen darf nie bedeuten, dass alles für die Ewigkeit festgeschrieben ist. Bleiben Sie offen und flexibel, um auf die Bedürfnisse Ihrer MitarbeiterInnen zu reagieren. Hat sich jemand vielleicht ursprünglich gegen selbstbestimmtes Arbeiten ausgesprochen, kann ein Notfall in der Familie doch noch dazu führen, dass dieser Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten möchte, um sich um seine pflegebedürftigen Angehörigen zu kümmern. Und stellt eine Mitarbeiterin fest, dass ihr das selbstbestimmte Arbeiten doch nicht liegt, sollte es ihr möglich sein, weitgehend in ihre alten Strukturen zurückkehren zu können.
 
Die Früchte, die Sie ernten können
 
Es bedeutet Aufwand, MitarbeiterInnen selbstbestimmt arbeiten zu lassen. Dass sich das tatsächlich lohnen kann, dafür gibt es viele Beispiele.
 
Selbstbestimmtes Arbeiten kann z. B. die Zufriedenheit der Angestellten erhöhen. Sie werden gehört, ernst genommen und ihre Ideen zählen. Selbstbestimmtes Arbeiten befördert auch das Mitdenken der MitarbeiterInnen. Sie werden aktiver eingebunden und entwickeln eine stärkere Bindung an den Betrieb. Deshalb wird eine Haltung wie „Ist mir alles egal, Hauptsache am Ende des Monats ist das Geld auf dem Konto“ immer seltener, je selbstbestimmter die MitarbeiterInnen arbeiten dürfen. Auf diese Weise wird die Effizienz gesteigert, denn immer weniger Leute wollen einfach nur den Arbeitstag hinter sich bringen.
 
Auch für die MitarbeiterInnen hat selbstbestimmtes Arbeiten Vorteile. Zum einen werden sie flexibler, was allen besonders (aber nicht nur) in der Zeit der Familiengründung die Möglichkeit gibt, mehr Zeit mit den Kindern zu verbringen. Dadurch steigt die Lebensqualität erheblich. Aber auch die Tatsache, dass Sie ihnen wichtigere oder komplexere Arbeit anvertrauen, dass Sie das Vertrauen in sie setzen, dass sie Projekte gut und verlässlich abschließen werden, kann schon bewirken, dass sie mehr Spaß an ihrer Arbeit haben und sich stärker für Ihr Haus engagieren. Auch das kann die Lebensqualität und Zufriedenheit der MitarbeiterInnen deutlich steigern.
 
Mein Extra-Tipp
 
Was Sie bei all dem nicht aus den Augen verlieren sollten, sind Ihre Unternehmensziele. Beziehen Sie selbstbestimmtes Arbeiten mit in diese ein. Überprüfen Sie regelmäßig, inwieweit es die Unternehmensziele vorangetrieben hat, welche Möglichkeiten es noch eröffnet und was nicht so gut funktioniert hat und womöglich einen Rückschritt bedeutet.
 
Geben Sie dem selbstbestimmten Arbeiten aber Zeit. Ihre Angestellten müssen sich erst daran gewöhnen, was das in jeder Hinsicht bedeutet und mit sich bringt. Kippen Sie das Projekt nicht schon bei den ersten Anzeichen, dass es schwierig werden könnte. Besprechen Sie stattdessen mit Ihren Angestellten die Unternehmensziele und fragen Sie sie, was sie mit ihrer neuen selbstbestimmten Arbeitsweise zu diesen Zielen beisteuern können. Schließen Sie Zielvereinbarungen ab, die die Grundlage darstellt für das Vertrauen, das Sie in die MitarbeiterInnen setzen, und für die Arbeit, die die Angestellten abliefern.
 
Dieser Beitrag erschien zuerst im Kultur Management Network Magazin „Zukunft der Arbeit
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