13.08.2018

Autor*in

Roger Taiber
ist seit 1998 im Online-Marketing tätig. Seit 2011 leitet er die Taiber Unternehmensberatung. Der Schwerpunkt liegt in einer verbesserten Sichtbarkeit im Internet (SEO) und der Betreuung von Social Media Accounts.
Stundensatz bei Selbstständigen

So berechnen Sie Leistung und Preis

Die Berechnung eines Stundensatzes ist eine der wichtigsten und schwierigsten Aufgaben eines Freiberuflers oder Selbstständigen im Kulturbereich. Dabei sollte man sich bewusst sein, dass einem jede Arbeitsstunde nur einmal zur Verfügung steht und dass man letztlich immer alles selbst tun muss.
Damit es noch komplizierter wird, denken viele darüber nach, gleich mehrere Stundensätze für verschiedene Tätigkeiten zu berechnen je nach Komplexität und Schwierigkeitsgrad der Aufgabe. So sieht man etwa sehr häufig, dass wissensintensivere und aufwändigere Tätigkeiten zu einem höheren Stundensatz angeboten werden als die vermeintlich einfachen Tätigkeiten. Viele stellen sich zusätzlich noch die Frage, ob sie ihren Kunden kostenfreie Stunden bzw. Naturalrabatte anbieten sollten. Mit ganz wenigen Ausnahmen sind Rabatte aber absolut unnötig und in vielen Fällen kontraproduktiv. Dafür sollten hingegen diejenigen Stunden angerechnet werden, die zwar im Hintergrund stattfinden, aber auf das jeweilige Kundenprojekt bezogen sind.
 
Andererseits gibt es bei einer stundenbasierten Abrechnung eine Zeit, die keinesfalls angerechnet werden darf und das ist die sogenannte Lernkurve. Darunter versteht man die Zeit, die ein Anbieter benötigt, um die notwendige Tätigkeit zu (er)lernen. Das passiert häufiger als man denkt. Man kann aber trotzdem diese Ausnahme mit dem Kunden besprechen und vielleicht eine Extra-Honorierung aushandeln. Einen Versuch ist es wert.
 
Welche Faktoren und Kosten beeinflussen den Stundensatz von Selbstständigen?
 
Die Gefahr, dass man sich selbst belügt, ist die größte Einflussnahme bei der Berechnung eines Stundensatzes. Vor allem diejenigen, die ihre ersten Schritte in die Selbstständigkeit wagen, nehmen aus ökonomischen Zwängen oder finanzieller Sicherheit zuerst jeden Kunden an und berechnen dabei einen zu niedrigen Preis. Häufig liegt der niedrige Stundensatz auch daran, dass man sich sein herkömmliches Angestelltengehalt durch die Anzahl der Wochenstunden teilt und 30 Prozent aufschlägt. Der Stundensatz, der daraus resultiert, ist aber in der Regel zu niedrig, denn ein Selbstständiger muss andere finanzielle Ausgaben entrichten als ein Angestellter. Des Weiteren kann der Selbstständige nicht jede Stunde am Tag für den Kunden arbeiten, sondern muss Tätigkeiten wie Rechnungsstellung, Buchhaltung, Akquise neuer Kunden etc. vielfach selbst erledigen. Auch dies muss in die Berechnung des Stundensatzes einfließen.
 
Um an eine individuelle Formel für die Berechnung des eigenen Stundensatzes zu kommen, muss man sich zuerst einige Fragen stellen:
 
  • Es muss geklärt werden, wie viel man realistisch verdienen möchte und wie viele Stunden einem tatsächlich wöchentlich zur Verfügung stehen.
  • Des Weiteren sollte man alle seine monatlichen Kosten berechnen und einschätzen, wie oft man im Jahr durchschnittlich krank ist und wie viel Urlaub man haben möchte.
Wie könnte eine Berechnung des Stundensatzes für Selbstständige aussehen?
 
Diese Überlegungen sind abstrakt, weshalb in diesem einfachen Beispiel versucht wird, den Vorgang einer soliden Stundensatzkalkulation deutlicher zu machen: Angenommen, der Selbstständige möchte jährlich 40.000 Euro verdienen bzw. 3333 Euro monatlich brutto. Es ist wichtig zu verstehen, dass aus diesem Betrag etliche Abgaben resultieren, neben Essen und Miete müssen die notwendigen Versicherungen sowie die Altersvorsorge oder ein Risikozuschlag für unvorhersehbare Kosten, wie eine Phase der Auftragslosigkeit, berücksichtigt werden.
 
Als Berechnungsgrundlage für den Stundensatz kann nun die klassische 40-Stunden-Woche genommen werden, denn schließlich möchte man ja noch Freizeit haben. Ohne Krankheit, Urlaub und andere Ausfälle können wir jährlich maximal 1.920 Stunden verplanen. Zudem sind aber wie beschrieben die zusätzlichen Ausgaben zu beachten. Dazu gehören auch noch Computer und Software, sonstige Technik wie Telefonanlage und Drucker, Inventar wie Schreibtisch und Büromaterial, Werbekosten, Heizungs- und Stromkosten, Beratung, Versicherungen und Beiträge, Reisekosten, Weiterbildungskosten etc.
 
Es ist gewiss nicht übertrieben wenn man für das erste Jahr einer Selbstständigkeit zusätzliche 30.000 Euro benötigt, um sämtliche Kosten zu decken. Der Stundensatz läge in diesen Fall bei 37 Euro, vorausgesetzt dass man im Jahr tatsächlich diese Stundenzahl arbeiten kann. Es ist aber sinnlos überhaupt anzunehmen, dass man im Jahr tatsächlich alle verfügbaren Jahresstunden abrechnen wird. Der Faktor Zeit muss dafür in unserer Betrachtung nun sehr realistisch und vorsichtig berücksichtigt werden. Man muss davon ausgehen, dass man sich neben Urlaub (15-25 Tage) um weitere Tätigkeiten, zum Beispiel Werbung, Buchhaltung und Akquise von Neukunden, kümmern muss. Darüber hinaus möchte man sich persönlich weiterentwickeln und fortbilden, damit man den Entwicklungen in der Branche standhalten kann. Schlussendlich kann es immer dazu kommen, dass ein Projekt länger andauert als geplant und man sich verkalkuliert hat.
 
Zieht man also von den verfügbaren Jahresstunden einmal brutale 30 Tage Urlaub ab (sprich 240 Stunden), hat man noch 1.680 Stunden zur Verfügung. Jetzt möchte man davon ausgehen, dass nur etwa 70 Prozent von diesen Stunden auch abgerechnet werden können, da man sich in der restlichen Zeit um die oben genannten anderen Dinge kümmern muss. Am Schluss sind es dann nur 1.176 Stunden, die abgerechnet werden. Der Stundensatz sollte unter diesen Voraussetzungen 60 Euro betragen. Noch besser ist es aber, von 50 Prozent berechneter Zeit auszugehen, da in den meisten Fällen nur die Hälfte der überhaupt verfügbaren Zeit als Selbstständiger berechnet werden kann. Das bedeutet, dass in unserem Beispiel der Stundensatz bei rund 80 Euro liegen sollte bzw. müsste.
 
Wie kann man den Stundensatz als Selbstständiger erhöhen?
 
Maßgeblich für die Erhöhung des Stundensatzes als Selbstständiger ist die Wahrnehmung des Kunden. Wenn man auf ein Gebiet spezialisiert ist, über eine hohe Reputation am Markt verfügt und vielleicht mit einer guten Technologie aufwartet, kann man seinen Stundensatz als Selbstständiger, Freelancer oder Existenzgründer anheben. Man sollte sich mit seinem Wissen als Spezialist von anderen Mitbewerbern deutlich absetzen. Seine Arbeit muss einen Wert für den Kunden darstellen, für den er gerne bereit ist, auch etwas mehr zu bezahlen.
 
Welche Fehler sind bei der Stundensatz-Berechnung Selbstständiger häufig?
 
Für viele Freiberufler und Selbstständige ist die Kalkulation eines Stundensatzes kein leichtes Thema. Das Problem besteht darin, dass sich nur die wenigsten ausführlich damit befassen und für eine Arbeitsstunde ohne großes Nachdenken und Recherche einfach einen fiktiven Stundensatz festsetzen. Dabei werden immer zwei gleiche Fehler gemacht:
 
  • Wenn man den Stundensatz zu hoch ansetzt, reibt man sich später verwundert die Augen, dass auf die Angebote kein Kunde eingeht.
  • Andere dagegen berechnen einen zu niedrigen Stundensatz und müssen später nach Abzug der Kosten erkennen, dass sie trotz guter Auftragslage kaum Geld verdient haben. Diese Selbstständigen können dann schlecht die Stundensätze stark anheben und arbeiten lange Zeit für wenig Geld. Das sind dann die, die immer arbeiten und nie wirklich etwas verdienen. (Vielleicht erkennen Sie sich wieder?)
Der optimale Stundensatz für Selbstständige muss also für beide Seiten akzeptabel sein. Bei der Berechnung sind die genannten grundlegenden Faktoren zu berücksichtigen, die von entscheidender Bedeutung, sowohl für das Privat- als auch für das Arbeitsleben, sind. Auch sollte die Umsatzsteuer für das Finanzamt nicht vergessen werden. Hinzu kommen Investitionen in das eigene Unternehmen, denn wer in seiner Branche konkurrenzfähig bleiben möchte, darf diese keinesfalls vernachlässigen. Die Kalkulation einer Arbeitsstunde bestimmen also viele Faktoren.
 
Deshalb ist bei der Berechnung vor allem Recherche gefragt. Um von der Höhe des eigenen Stundensatzes zumindest eine Ahnung zu erhalten, können einem die Konkurrenz, Suchmaschinen, Geschäftskontakte und Bekannte wichtige Hinweise liefern. Dabei sollten diese Stundensätze nur als ein Anhaltspunkt betrachtet werden, denn schließlich können sich die eigenen Bedürfnisse stark von denen der Konkurrenz unterscheiden. Mit der Berechnung des eigenen Stundensatzes sollten sich vor allem diejenigen befassen, die mitten in der Vorbereitung einer Existenzgründung stecken. Man kann sich dabei viel Stress ersparen und einen riesigen Vorteil gewinnen, wenn man sie von Anfang an richtig angeht.
 
Die Karriereleiter eines Selbstständigen beim Stundensatz
 
Eine Karriereleiter sollte es natürlich auch bei Selbstständigen geben, denn so wie ein Angestellter seine Laufbahn zunächst mit einem gering bezahlten Praktikum beginnt, sollte ein Freiberufler nicht sofort mit einem 60 Euro Stundensatz seine erste kleine Projektanfrage veranschlagen. Nach einer Sammlung an qualitativen Referenzprojekten und einiger Erfahrung kann der Stundensatz auf das Niveau eines üblichen Einstiegsgehalts angehoben werden. Das Wichtigste dabei ist, immer die Rentabilität der eigenen Unternehmung im Auge zu behalten. Schließlich bringt auch eine Beförderung im Unternehmen alle paar Jahre eine Gehaltserhöhung mit sich. In beiden Situationen gilt aber, dass einem durch konsequente Arbeit und Leistung ein der Lebenssituation und dem Lebensalter angepasstes Gehalt zusteht. Im Gegensatz dazu ist es nicht richtig, einen zu geringen Stundensatz anzusetzen, da Anfänger dadurch oft ihren Kollegen und auch dem gesamten Markt schaden.
 
Was man bei der Berechnung des Stundensatzes immer im Auge behalten muss, ist eine realistische Kalkulation und die Wirtschaftlichkeit der eigenen Unternehmung. Ob Fotograf, Texter, PR-Berater, SEO-Berater, Unternehmensberater oder Grafiker oft verkaufen sich Selbstständige und Freiberufler weit unter Wert. Viel schlimmer wirdes, wenn der Stundensatz so niedrig liegt, dass man damit nicht mal die laufenden Kosten decken kann, geschweige denn Rücklagen bilden kann. Ein vernünftiger Stundensatz heißt, dass dieser dem Unternehmer einerseits ein befriedigendes Einkommen ermöglicht und ihn andererseits trotzdem konkurrenzfähig macht. Wenn die Aufträge dann für eine Weile ausbleiben, kann das Einkommen immer noch den Lebensunterhalt sichern.
 
Zwar klingt es nach einer Selbstverständlichkeit, doch viele Freelancer und Existenzgründer erzielen ein negatives Ergebnis, indem ihre Einnahmen unter ihren Ausgaben liegen. Nicht immer fällt das sofort auf, denn es werden viele Kosten nicht betrachtet, die eigentlich berücksichtigt werden müssten. Eine niedrige Kalkulation des Stundensatzes sorgt zwar für Aufträge, wird sich aber langfristig mit Sicherheit rächen.
 
Ohne Gewinn kein Geschäft!
 
Jeder Unternehmer, auch der Freiberufler und der Selbstständige, benötigt einen Gewinn. Damit man für die Dienstleistungen den Stundensatz berechnen kann, muss man dem Kunden im Bedarfsfall klarmachen, warum dieser gerechtfertigt ist. Sehr wichtig dabei ist die Nutzenargumentation statt Kostenrechtfertigung. Alles andere ist Selbstausbeutung, denn einen konkurrenzlosen Stundensatz kann keiner lang durchhalten.
 
Fazit für eine vernünftige Stundensatz-Kalkulation
 
Stundensätze der Kreativbranche stoßen bei Kunden immer wieder auf Verwunderung. Im ersten Moment hören sich 70 Euro oder 90 Euro pro Stunde wohl etwas wahnwitzig an. Das ist teilweise der Unwissenheit geschuldet, denn wie obige Kalkulationen zeigen, sind Stundensätze von 50 bis 60 Euro normal. Diese befinden sich gerade einmal auf dem Niveau eines Einstiegsgehalts. Was aber für einen Selbstständigen wichtig ist, ist sich ständig an seinen Bedürfnisse und denen seiner Unternehmung zu orientieren. Nur auf diese Weise kann eine solide und betriebswirtschaftliche Berechnung entstehen. Für den dauerhaften Erfolg ist nämlich ein kostendeckender Stundensatz ausschlaggebend. Nicht ohne Grund sind Defizite in der kaufmännischen Kalkulation des Stundensatzes für Selbstständige die größte Schwachstelle bei Neugründungen.
 
Die richtige Kalkulierung der Kosten ist oft der entscheidende Erfolgsfaktor für Selbstständige. Viele Kreative sehen das Hauptproblem darin, dass die Kunden solche hohen Stundensätze nicht bezahlen. Sollte dieser Gedanke aufkommen, sollte man an die oben stehende Rechnung und die eigenen Bedürfnisse denken. Demnach muss die Arbeit als Freiberufler oder Selbstständiger mindestens das einbringen, was im Durchschnitt auch ein Angestellter verdient. Aufwendungen, die man im Büro zusätzlich verbringen muss, sind für den Preis entscheidend. Diese können mit kurzen Einsätzen bei dem Kunden bis zu 50 Prozent der Arbeitszeit ausmachen. Natürlich darf der Kunde dafür auch eine gute Arbeit und eine hervorragende Qualität erwarten. Ansonsten wird man schlicht nach unten durchgereicht. Billig kann jeder. Deshalb sollte man sich immer über Leistung und Qualität definieren.
 
Dieser Beitrag erschien zuerst im Kultur Management Network Magazin "Honorar".